E-Mail Informationsflut

14.05.2013

  E-Mail-Flut?

Einfach mal abschalten!

Wir mailen, was das Zeug hält! Die elektronische Post hat die geschäftliche Kommunikation schnell und preiswert gemacht. Der E-Mail-Verkehr versetzt uns in die Lage, rasch miteinander zu kommunizieren. Wo früher Stift und Briefpapier bereit gelegt wurden, genügt heute ein einfaches Mailprogramm. Geschwindigkeit und Gleichzeitigkeit haben die professionelle Kommunikation effektiver und einfacher gemacht. Segen und Fluch liegen jedoch eng beieinander.

Unverständliche Abkürzungen, Tippfehler, Nachrichten ohne Inhalt, ungewollte Mails, Datenmüll, unverständliche Anglizismen, schwere Datenpakete im Anhang, die sich nur zeitraubend öffnen lassen ... „Windmaschinen-Mailer“ nerven durch kryptische oder blödsinnige Abkürzungen: CU (see you), asap (as soon as possible), fyi (for your interest), mfg (mit freundlichen Grüßen), EOD (End of Discussion) ...

Weiterhin sorgen ellenlange (Ketten)Mails für Stress im Büro: Um die Inhalte zu erfassen, wird man oft genötigt, die Mails in der korrekten Reihenfolge zu lesen, also von hinten! Zugleich ist es mitunter erforderlich zu erkennen, wer wann im Verteiler war. Das raubt Zeit und Energie!

Neue Mails kündigen sich akustisch oder visuell an. Bei den meisten Menschen ist die Neugier stärker als die Selbstdisziplin. Also wird die momentan durchgeführte Tätigkeit unterbrochen und das Mail geöffnet. Studien haben gezeigt, dass man bis zu 25 Minuten benötigt, um sich der eigentlichen Aufgabe wieder widmen zu können. Mit ausgeprägter Lust zur Selbstausbeutung lassen wir uns ablenken!

Erst überschwemmt uns die „Informationsflut“, dann folgt die „Denkebbe“, ein volkswirtschaftliches Desaster!

Häufig werden (Ketten-)Mails rasch wieder geschlossen, weil sie zu lang sind. Das Lesen wird auf „später“ verschoben. Wer das drei mal am Tag tut, hat am Ende der Woche etwa 15 unbearbeitete Mails. Und was passiert mit ihnen? Sie werden in die Abendstunden, in das Wochenende und sogar in den Urlaub mit genommen oder weggelöscht. Und was geschieht mit den eigentlichen Aufgaben, den konzeptionellen, planerischen oder kreativen Tätigkeiten, auf die es in vielen Jobs besonders ankommt? Auch sie werden in die häusliche Umgebung verlagert. Zum Bürostress gesellen sich Probleme mit der Familie, zum Abschalten und Erholen bleibt keine Zeit. Und die Arbeitsergebnisse werden so auch nicht besser.

Untersuchungen haben gezeigt: Jeder dritte Angestellte in Deutschland fühlt sich durch die tägliche E-Mail-Flut massiv gestresst, 64% stören sich an Rund- oder Endlos-E-Mails, 40% fühlen sich von unverständlichen Abkürzungen abgeschreckt, 36 % hassen endlose E-Mails, bei denen sich Antwort an Antwort reiht, und 32% ärgern sich über fehlerhafte Rechtschreibung. Und eine der häufigsten Klagen lautet: Ich habe keine Zeit. (Informationsflut 2.0: E-Mails inzwischen mehr Fluch als Segen)

 

Lieber Freund, entschuldige meinen langen Brief, für einen kurzen hatte ich keine Zeit. Charlotte von Stein (1742-1827), Hofdame in Weimar, an Johann Wolfgang von Goethe

 

  Regeln für die Kommunikation

Klicken wir eigentlich noch richtig?

Wir haben es hier nicht mit einem Zeit - Problem zu tun. Wir haben ein Kommunikationsproblem! Wer meint, mit Abkürzungen Zeit zu sparen, wer den Empfänger respektlos mit „Hi“ anschreibt, wer gedankenlos dazu beiträgt, E-Mails zu einer bedrohlichen Informationsschlange anwachsen zu lassen, wer einen Riesenverteiler mit verursacht, jegliche Rechtschreibung missachtet ... der hat sich offenbar wenig Gedanken gemacht, wie das auf die Empfänger wirkt. Respekt, Wertschätzung und Empfänger­orientierung gehen auf diese Weise auch noch verloren.

Da wir die Informationsflut nur wenig beeinflussen können, kommt es darauf an, Methoden anzuwenden, die dem Medium und dem Empfänger gerecht werden.

Wer die nachfolgende Regeln berücksichtigt, hat einen ersten Schritt getan:

  1. Individuelle Grußformeln verwenden und Form wahren
  2. E-Mails nur einmal anfassen.
  3. Kurz und knapp schreiben
  4. Lassen Sie dem Empfänger Zeit zu antworten
  5. Antworten Sie selten allen, nutzen Sie das CC-Feld sparsam, verzichten Sie auf BCC
  6. Keine Abkürzungen: asap, fyi, mfg ...
  7. E-Mails brauchen einen aussagekräftigen Betreff
  8. Rechtschreibung beachten
  9. Keine Ausrufezeichen, keine Großbuchstaben (wirken wie anschreien)
  10. Arbeit „offline“ strukturieren, dann die Ergebnisse „online“ übertragen


Wichtigste Regel: Selbstdisziplin!

Viele Firmen beginnen, dem E-Mail-Terror entgegen zu steuern und einen verbindlichenE-Mail-Knigge einzuführen. Bei Intel hat das Management seinen Mitarbeitern einen E-Mail freien Tag verordnet. Volkswagen hat den Saft abgedreht und kürzlich denE-Mail-Stoppnach Feierabend eingeführt. Diese „Blackberrypause“ soll den Mitarbeitern mehr freie Zeit für Erholung und Familie geben.

Die wichtigste Maßnahme ist jedoch:Selbstdisziplin! Schluss mit der Selbstausbeutung! Einfach mal abschalten! Auch sollte man überprüfen, ob es nicht sinnvoller ist, zum Telefonhörer zu greifen! Könnte ein persönlicher Kontakt mit dem Kollegen nebenan nicht erfolgsversprechender sein als ihm ein Mail zu schreiben? Und noch etwas: Nichts oder niemand ist so wichtig, dass man sofort reagieren muss.

 

Wer was zu sagen hat, hat keine Eile. Er lässt sich Zeit und sagt's in einer Zeile.Erich Kästner (1899-1974), dt. Schriftsteller

 

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