Meetings und Besprechungen

30.06.2015

  Death by Meeting

Meetings - langweilig, zeitraubend, wirkungslos?

Nach dem Meeting ist vor dem Meeting! Ein Angestellter, so der Software-Hersteller Atlassian in einer Studie, nimmt durchschnittlich an 65 Meetings im Monat teil, findet die Hälfte davon überflüssig und meint, etwa 34 Arbeitsstunden monatlich in diesen Zusammenkünften zu vergeuden. Im Englischen gibt es dafür einen Begriff: „Death by Meeting“. Fast die Hälfte ihrer Arbeitszeit hocken Manager in Meetings, und das jede Woche! Besprechungen werden meist von den Führungskräften anberaumt, sie dienen dem Meinungsaustausch, der Problemanalyse, der Entscheidungsfindung oder haben zum Ziel, die Mitarbeiter über aktuelle Entwicklungen, Veränderungen oder Planungen des Geschäfts zu informieren. Der Meeting-Alltag sieht jedoch recht trübe aus.

Besprechungsrunden fragmentieren den Arbeitstag, häufig liegt keine Agenda vor oder sie ist so vollgestopft, dass die Tagungspunkte durchgehechelt, bzw. vertagt werden müssen. Die Meetingkultur, sofern man überhaupt davon sprechen kann, hat zuweilen ein Niveau erreicht, nach dem man sich weit bücken müsste: Einige Teilnehmer kommen unvorbereitet, andere erscheinen zu spät, Unpünktlichkeit ist gelebte Arroganz. Manch einer entpuppt sich als Experte für geduckte Ergebenheit, stets bereit zu nicken, wenn der Chef spricht. Während der Gesprächsrunde hacken viele respektlos unter dem Tisch auf ihren Smartphones herum. Auch verkommen manche Zusammenkünfte zu einem Marktplatz der Eitelkeiten, die Ritter der Schwafelrunde liefern endloses Gelaber und Selbstdarsteller putzen eitel ihr Profil. Der Phrasenmäher rattert wortgewaltig durch den Sitzungssaal: „Synergieeffekte“ werden gesichtet, eine „strategische Neuausrichtung“ wird verkündet, und stets ist der „Fokus auf Erfolg“ gerichtet. Zu selten geht es um die Sache, häufig um die Macht. So mancher Beschluss erweist sich im Büroalltag als untauglich, womit die Zeit für das nächste Meeting gekommen ist.

Forscher um Kenneth T. Kishida gehen sogar soweit zu behaupten: Meetings machen dumm! In fünf Gruppen mussten sich die Probanden jeweils vor und nach den Meetings einem IQ-Test unterziehen. Ergebnis: Nach den Besprechungsrunden lag ihr IQ deutlich niedriger.

 

Über manche Besprechungsteilnehmer muss man sich fragen: Hilft er eigentlich bei der Lösung des Problems, oder gehört er mit zum Problem? Robert Jungk

 

  Was können Manager tun?

So wird ein Meeting effektiver!

Es geht auch anders! Hier einige, vielleicht inspirierende Ideen: Einen sitzungsfreien Tag pro Woche festlegen – Meetings im Stehen abhalten, das spart Zeit und fördert effektive Ergebnisse – strenge Zeitbegrenzung, einen Zeitnehmer bestimmen – Besprechungen sind keine Einladung ins Tal der Ahnungslosen: eine eindeutige Agenda frühzeitig verschicken und einhalten – eine Tagungsstruktur festlegen – das Meeting nicht thematisch überlasten, viele Punkte lassen sich auch auf anderen Kanälen vermitteln ...

Die Hamburger Werbeagentur Jung von Matt hat die „7-Minuten-Infusion“ geschaffen: Einmal pro Woche werden wesentliche Informationen verkündet: keine Fragen, keine Kommentare, nur Zuhören und anschließend zurück an den Arbeitsplatz.

Zu Beginn einer Besprechung sind viele noch gedanklich beim Tagesgeschäft. Ein „Blitzlicht“ zu Beginn sorgt für klare Köpfe. Jeder Teilnehmer formuliert in zwei bis drei Sätzen, was ihn gerade beschäftigt. Der Moderator der Veranstaltung achtet darauf, dass die Konferenz nicht in eine Laberrunde mündet.

Dummy

Meetings im Stehen?

Um sich im Gestrüpp der Agenda zurecht zu finden, ist es hilfreich anzukündigen, ob hier nur informiert, diskutiert oder entschieden werden soll. Eine Kategorisierung der Themen schafft Klarheit: Ein I könnte für Information stehen, ein M für Meinungsbildung, ein E für Entscheidungsfindung, P & O für Planung und Organisation, ein B für Brainstorming.

Power-Point-Präsentationen haben sich inflationär verbreitet und gehören zum weltweiten Standard in den Unternehmen. Sie sind allerdings nicht immer geeignet, das Publikum wirklich zu erreichen, schon gar nicht, wenn sie nicht empfängerorientiert gestaltet sind. Tortendiagramme, Bullet-Points mit Halbsätzen und lieblos „hineingepastete“ Excel-Tabellen spalten die Aufmerksamkeit zwischen Rede und Bild und erschweren das Verständnis. Auch hat Power-Point wesentlich dazu beigetragen, die Kunst der Rede zu zerstören, insbesondere wenn die Folien mit Texten überfrachtet sind, die der Vortragende auch noch vorliest, sodass Lesen und Zuhören miteinander konkurrieren. Der Behaltenseffekt, so bestätigen zahlreiche Untersuchungen, tendiert hier gegen Null. Eine nicht enden wollende Folienflut narkotisiert jedes Publikum. Der Ausweg, die Anzahl der maximalen Charts fest zu legen, erweist sich als völlig untauglich, wenn der Vortragende zwar die Folien reduziert, aber diese dann mit zusätzlichen Inhalten überfrachtet, weil er nicht in der Lage ist, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Beim DHL-City-Vertrieb entschied man sich, zentrale Themen „unplugged“ zu präsentieren. Ohne visuelle Beamer-Unterstützung werden die Themen direkt mit den Teilnehmern in der Runde besprochen und bei Bedarf am Flip-Chart visualisiert.

Bei SAP ist es in einigen Bereichen üblich, die Besprechungsunterlagen spätestens am Abend vorher in das „Knowledge-Warehouse“ einzustellen. Somit ist alles dokumentiert und jeder kann sich auf das Meeting vorbereiten. Inhalte, die nicht im „Kaufhaus des Wissens“ eingepflegt wurden, können nicht auf der Konferenz thematisiert werden.

Wir kennen sie alle, die Killerphrasen: „Das haben wir noch nie so gemacht“, „Daraus wird doch nie etwas“, „Die Geschäftsleitung wird das nicht akzeptieren!“ Zu Beginn einer Besprechung werden die Teilnehmer aufgefordert, Killerphrasen zu notieren. Diese werden anschließend gut sichtbar für alle aufgehängt. Derart gebrandmarkte Ideenbremsen treten – zumindest in diesem Meeting – bestimmt nicht auf!

Und wie verhindert man Rangkämpfe zwischen Teilnehmern? Indem man Rechtfertigungen unterbindet. In einer so genannten „Blue-Team-Sitzung“, entwickelt von der Beratungsfirma A.T.Kearny, dürfen diejenigen, die ein Projekt vorgestellt haben, sich nicht rechtfertigen, wenn andere Teilnehmer sich dazu kritisch äußern.

Wird im Unternehmen zu viel Zeit in Meetings vergeudet? Die New Yorker Design-Agentur Mule hat eine spielerische Methode entwickelt, Besprechungen zu organisieren. Am Wochenanfang erhält jeder Projekt-Manager eine bestimmte Anzahl „Meeting-Chips“. Will er eine Sitzung einberufen, kostet das pro Teilnehmer für 15 Minuten einen Chip. Hat er seine Chips verbraucht, darf er keine weitere Besprechung in dieser Woche durchführen. Seitdem diese Spielchips eingeführt wurden, sitzt man deutlich seltener zusammen – und kürzer!

Meetings und Besprechungen zählen zu den zentralen Steuerungsinstrumenten eines Unternehmens, sie sind das richtungsweisende Kernstück der internen Kommunikation und brauchen eine emotional positive Besprechungskultur. Meetings abzuhalten, bei denen die Teilnehmer informiert, angespornt und hellwach die Veranstaltung verlassen, sind leicht zu realisieren, man muss es nur tun! Wenn Sie Unterstützung brauchen, melden Sie sich bitte.

 

Eine Konferenz ist eine Sitzung, bei der viele hingehen und wenig herauskommt. Werner Finck

 

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